工厂样品管理系统

一、项目背景与现状梳理

1. 原有业务痛点（现状流程）

原有全手工业务流转步骤：生产科打印样品标签，交由生产科工作人员送往保管区域，工作人员手动在表格登记信息后将样品放入保管柜；后续品证科人员领取样品，再次手动录入表格信息，之后通过标签扫描进入样品分析环节，整套流程全程依靠人工手写台账。现存核心问题：两次手工填表极易出现数据错填、漏填问题，样品存放库位无统一管控、收发记录无法实时查看，样品全生命周期不能溯源，化验分析数据无法和前端入库数据自动互通，月度汇总台账需要人工二次整理，人力损耗大。

2. 优化目标（改善预想）

用条码标签 + Windows CE 手持 PDA 扫码作业替换原有纸质手工台账，标准化流程：生产端打印样品条码标签→现场人员贴标送检→保管员 PDA 扫码完成样品入库并绑定存放库位→品证科取样时 PDA 扫码办理出库→样品流转化验分析，入库完成瞬间分析室即可在系统接收样品信息、实时获取数据反馈，化验结束后分析结果反向回写样品系统，实现全流程无纸化管控、数据自动归集，同时完成和工厂现有品质分析系统数据对接。

二、系统建设需求汇总

第一项：入库信息记录，单据字段包含样品品名、LOT 生产批次、操作日期、作业人员、样品重量、存放库位信息；

第二项：出库信息记录，单据字段包含样品品名、LOT 生产批次、操作日期、领用操作人员、取样重量、出库事由；

第三项：存放库位管理，支持保管柜层级划分、库位编码建档，每个独立库位生成专属条码标签，样品入库必须绑定对应库位；

第四项：全量出入库数据汇总管理，支持多条件筛选查询，台账数据可导出 Excel、PDF 格式文件；

第五项：全周期重量履历留存，记录样品入库净重、历次取样重量、剩余库存重量，重量变更全程留痕存档；

第六项：样品送检信息管理，记录样品流转去向、送检时间、化验进度、检测完成状态；

第七项：系统对接开发，完成与工厂在用品质数据分析系统的数据接口对接。

硬件环境约定

终端硬件由甲方自行提供，设备为预装 Windows CE 操作系统的 PDA 手持扫码终端；设备依靠厂区 WIFI 无线网络完成数据传输；数据存储规则：业务原始数据优先保存至分析系统专用服务器，系统配置自动定时任务，每日将数据库备份文件同步存储至企业文件服务器。

三、整体业务流程设计

1）样品入库流程

第一步，生产科工作人员在 PC 端管理系统录入样品基础资料，包含品名、LOT 生产批号、生产来源信息，系统自动生成唯一样品条码，连接打印机完成标签打印；

第二步，现场作业人员将打印好的条码粘贴在对应样品外包装上，移交至样品保管工位；

第三步，仓库保管员使用 WinCE 系统 PDA 扫描样品条码，手动录入样品入库净重，在系统内选择样品对应的保管柜库位编码，提交单据完成系统入库；

第四步，入库数据实时通过 WIFI 上传后台服务器，同时系统自动推送样品信息至对接的品质分析系统，化验分析室工作人员可实时在系统查看新增待检样品数据。

2）样品出库取样流程

第一步，品证科人员领取待化验样品时，使用 PDA 先后扫描样品条码与对应库位条码；

第二步，在 PDA 操作界面录入本次取样重量、领用人员信息，提交后系统自动生成正式出库单据；

第三步，样品移交化验室开展检测工作，化验结束后，品质分析系统通过预设接口将检测报告、化验时间等结果回传至样品保管系统，自动绑定对应样品档案，补充全生命周期履历。

3）样品剩余归还流程

化验后剩余样品退回保管区域时，保管员使用 PDA 扫描样品条码，选择归还入库操作，更新样品剩余重量，可按需变更存放库位，系统自动生成归还入库履历记录。

四、软件功能模块详细设计

模块 1：基础档案管理模块（PC 后台管理端）

1. 物料档案管理：维护所有样品品名编码、物料分类、规格参数基础信息；2.LOT 批次管理：配置生产批号编码规则，绑定样品对应生产来源数据；

3.人员档案管理：维护生产、保管、品证、化验、系统管理员五类岗位账号，按岗位分配系统操作权限；

4. 库位档案管理：按保管柜编号、柜体分层、独立库位三级结构建档，每个库位生成专属条码，支持新增、停用、修改库位信息。

模块 2：样品标签打印模块（PC 生产操作端）

工作人员录入样品品名与 LOT 批次信息，系统自动生成唯一条码，标签打印内容包含条码、品名、LOT 号、生产日期；支持单张打印与批量打印，标签模板可自定义调整，适配现场在用打印机。

模块 3：PDA 移动端功能（Windows CE 定制 APP，现场扫码作业核心）

样品入库功能：PDA 扫描样品条码，录入样品净重，选择目标存放库位，保存单据完成入库，断网状态下单据临时保存在 PDA 本机；样品出库功能：连续扫描样品条码、库位条码，录入取样重量、领用人信息，提交生成出库台账；样品归还功能：剩余样品退回时扫码执行回库操作，更新剩余重量，可变更存储库位；库存查询功能：扫码即可查看该样品全生命周期履历，包含入库时间、历次取样重量、化验进度、存放记录。

模块 4：出入库履历 & 重量履历管理模块

每一次样品入库、取样出库、剩余归还操作都会生成独立业务单据，单据信息永久留存；系统自动记录重量全履历，包含入库净重、每次取样重量、当前剩余余量，重量数据由系统自动核算，不支持手动篡改；支持通过样品 LOT 号一键调取全流程重量变化明细台账。

模块 5：库位库存管理模块

实时库存查看：可以按照保管柜、单个库位两个维度，查询当前存放样品清单、样品剩余重量；库位异动记录：样品更换存放库位必须通过 PDA 扫码变更，系统自动留存库位变动日志；库存预警提醒：可自定义样品存放有效周期，临近存放超期时系统自动弹窗提醒。

模块 6：报表汇总管理模块

支持多条件筛选，筛选条件包含操作日期区间、样品品名、LOT 批号、操作人员、出入库单据类型；可生成四类常用报表：每日入库明细报表、每日出库明细报表、月度样品收发汇总报表、单样品全履历明细报表；所有报表支持一键导出 Excel、PDF 文件，可匹配工厂原有纸质台账格式。

模块 7：第三方品质分析系统对接模块

正向数据推送：PDA 完成样品入库保存后，系统自动调用接口，将品名、LOT、入库时间等信息推送至品质分析系统，化验室实时接收待检任务；反向数据回传：化验分析工作完成后，品质系统通过接口把检测结果、化验时间回写至本样品系统，自动绑定对应样品档案；对接通信方式选用 HTTP 接口或者 WebService，依照工厂现有品质系统协议定制开发。

模块 8：系统权限 & 操作日志管理模块

分级权限管控：生产岗位仅开放标签打印权限，保管员拥有 PDA 出入库操作权限，品证岗位仅限取样出库操作，系统管理员拥有后台配置、全量报表查看权限；全操作日志留痕：标签打印记录、PDA 出入库操作记录、后台基础信息修改记录全部存入系统日志，日志数据禁止删除、修改。

五、项目落地产生收益

1. 消除手工台账：彻底取消双重 Excel 手工登记工作，规避人工录入失误，节约日常文职统计工时；

2. 样品全链路溯源：凭借样品条码一键追溯入库、取样、化验全流程记录，重量履历完整可查，满足品质溯源需求；

3. 数据实时互通：样品入库即刻推送化验室，化验结果自动回传，消除信息传递滞后问题；

4. 库位精细化管控：样品和保管柜库位一一绑定，快速定位实物存放位置，提升取样找货效率；

5. 合规稽查便捷化：系统自动汇总全品类台账，内审、客户稽查、安监核查时可随时导出对应数据。